Om klubben / Privatlivspolitik

Online tilmelding og kontingentbetaling tryk her

Privatlivspolitik

 
Privatlivspolitik for Gug Badmintonklub
Seneste ændret 17. juni 2018
Gug badmintonklubs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler
dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede
(legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne
formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Gug Badmintonklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktpersoner: Gug Badmintonklub
Formand: Poul Erik Wagner
Kasserer: Louise Birknow
Adresse: G.C. Amdrups Vej 22, 9210 Aalborg SØ
CVR: 64 08 33 17
Telefonnr.: Formand: 40 84 62 80, Kasserer: 61 62 02 35
Mail: formand@gugbadminton.dk og kasserer@gugbadminton.dk
Website: www.gugbadminton.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1) Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer,
fødselsdato, e-mailadresse samt oplysning om hvorvidt medlemmet har spillet før.
o Oplysninger om klubskifter og ranglistepoint
o Situationsbilleder i forbindelse med sociale arrangementer og træninger til brug for hjemmeside/facebook
mv. Ved tilmelding skal medlemmet anføre hvorvidt foreningen har ret til
at slå billeder af det enkelte medlem op på hjemmesiden/facebook.
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
o For vores medlemmer behandler vi ingen personoplysninger, der er tillagt en højere grad af
beskyttelse.
2) Oplysninger om ledere og trænere:

2 af 4
- Almindelige personoplysninger:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
o Oplysninger om gennemførte træningskurser/ uddannelse
o Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
3) Oplysninger om frivillige der hjælper ved arrangementer for Gug Badmintonklub:
- Almindelige personoplysninger:
o Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer, e-mailadresse.
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
o For frivillige der deltager som repræsentanter for Gug Badmintonklub ved arrangementer,
behandles der normalvis ikke personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse.
Der kan dog være særlige arrangementer hvor indhentelse af børneattest er krævet, og i
sådanne situationer vil dette ske efter samtykke.

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
 Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige børneattester
 Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner, ranglistepoint og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
 Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
 At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
 Behandling efter lovkrav
 Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
 Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning og ansøgning om kommunale tilskud.

 Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og
opfølgning
 Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
 Administration af din relation til os og synliggøre vores forening for nye og nuværende medlemmer
2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
 Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
 Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser/uddannelse
 Opfyldelse af lovkrav
 Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
 Administration af din relation til os

3 af 4
3) Formål med behandling af oplysninger på frivillige der hjælper ved arrangementer for Gug Badmintonklub:
 Som led i foreningens administrative styring og koordinering af deltagere ved arrangementerne samt
krav om registreringsoplysninger fra arrangørens side
 Opfyldelse af lovkrav
 Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende
være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
 Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v., samt
tilmelding til individuelle stævner.
 Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
 Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
 Opfyldelse af dokumentationskrav for ansøgning om kommunalt aktivitetstilskud og kontingentstøtte
 Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
 Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
 Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer,
i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter
din udmeldelse af foreningen
 Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
 Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter
derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der
er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved
at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem
af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som frivillig ved arrangementer:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:


4 af 4
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din
udmeldelse af foreningen
 I forbindelse med registrering og bogføring af kontingent, kan navnet stå anført i den bagvedliggende regnskabsdokumentation,
som opbevares i 5 år efter udløb af det regnskabsår som kontingentet vedrører.
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter ophør
af dit virke.
Frivillige ved arrangementer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra arrangementets afholdelse og i overensstemmelse med følgende
kriterier:
 Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige registrerings- og kontaktoplysninger i op
til 2 år efter afholdelse af arrangementet.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk
værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores
kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om
betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst
i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.
Ved væsentlige ændringer vil du blive gjort opmærksom på dette.
Gug Badmintonklub  | mail@gugbadminton.dk